CAFM systémy jako klíčový nástroj
CAFM je zkratka pro SW podporu facility managementu a zejména FM služeb (Computer Aided Facility Management) a představuje jeden z typů infomačních systémů pro každý podnik či instituci bez rozdílu segmentu trhu. Týká se tak v zásadě všech, kteří působí a pracují v jakékoliv budově, ale i mimo ni, protože pro každý aktivní subjekt jsou podpůrné činnosti nezbytným předpokladem pro výkon své vlastní činnosti či existenční funkce. Proto se i data infomačních systémů – CAFM nevyjímaje – týkají rovněž poměrně velké skupiny uživatelů.
Uživatelé a data: Dvě nezbytné součásti
Právě uživatelé jsou jednou z klíčových součástí, nezbytných k úspěšnému provozování a dlouhodobé udržitelnosti informačních systémů typu CAFM. Bez uživatelů vlaastníte auto bez řidiče.
Druhou nezbytnou součástí jsou pak data a pokud už jsem si vzal jako příklad vozidlo, tak bez dat vlastníte auto s prázdnou nádrží. Stejně tak, jako pro efektivní využití pořízeného vozu potřebujete řidiče a plnou nádrž, stejně tak potřebujete k CAFM systému (v zásadě jakémukoliv systému) uživatele a data. Pominu-li některé výjimky ve světě automatizací, nelze uživatele a data od sebe jakkoliv odtrhnout, a zabývat se pouze jednou částí. Vždy je třeba se zabývat oběma, a to v přímé souvislosti.
Druhy dat v CAFM systémech
Primárně můžeme data pro CAFM systémy rozdělit na dvě kategorie:
- Data o objektech (prvcích procesů), která se v zásadě v čase nemění. Můžeme si je tak nazvat daty statickými, objektovými či, chcete-li, daty pasportizačními. Někdy též nazýváme tato data (zejména číselníková) daty normativní základny.
- Data o našich činnostech a aktivitách, které realizujeme v nějakém časovém rozmezí. Můžeme je tedy nazvat daty dynamickými či procesními.
V CAFM systémech nelze obě kategorie od sebe oddělit, protože jakýkoliv proces se vztahuje k nějakému objektu (prvku), kterým jsou primárně pasportizační data, ale také jimi mohou být data organizační (nákladové středisko, nájemník…) nebo personální (jednotliví lidé). Současně jsou žádány informace o objektech, tedy o jejich údržbě, opravách, provozu, revizích a dalších činnostech a aktivitách, realizovaných na předmětném prvku. Proto spolu obě kategorie významně souvisí a jedna kategorie dat bez druhé postrádá smysl a efektivitu.
Hovoříme-li o informacích, jsou tyto výsledkem zpracování dostupných dat, tj. každá požadovaná informace vyžaduje příslušná data a bez dat není možné poskytovat informace. Zejména statická data jsou nositeli obecných informací o objektech a prvcích. Teprve dynamická data vedle své infomační role poskytují také potenciál pro řídící roli systému a jsou nositeli informací o činnostech a aktivitách, tedy o vlastních realizovaných FM službách. Vedle obecných dat, jako je předmět procesu, datum zahájení a ukončení, příslušná statická data, jichž se proces týká zde svou nejvýraznější efektivitu poskytují zejména:
- Workflow, kterým je proces realizován a které poskytuje zásadní data pro efektivní řízení celého procesu a ve finále poskytuje data pro hodnocení vybraných sledovaných indikátorů (KPI), zejména o rychlosti realizace a splnění sjednaných podmínek FM smlouvy (SLA).
- Ekonomická data v podobě uplatněných zdrojů, nezbytných pro vyřízení požadavku. Lidské zdroje, materiál, doprava, technické prostředky, subdodávky… Tato data jsou nejcennějšími zdroji pro informace, sloužící k dlouhé řadě informací, jako jsou podklady pro fakturaci, podklady o ekonomické efektivitě (rozdílu mezi náklady a výnosy, jsou-li tyto…), podklady pro hodnocení KPI, podklady o četnosti materiálové potřeby (…a potřeby skladových pohotovostních položek nebo vybavení vozidla údržby apod.), efektivním využití technických prostředků a vozidel, podklady pro sledování časů „na cestě” techniků a pracovníků údržby v terénu, podklady o využití výkonných pracovníků, podklady o četnosti subdodávek… a celá řada nezbytných informací pro každého manažera a pro jeho klíčová rozhodování v oblasti facility managementu a jednotlivých FM služeb.
Výše uvedená data (a celá řada dalších…) je nezbytné sbírat, třídit, zaevidovat do systému, aktualizovat…, některé prvky systému aktivovat a deaktivovat (technologie a zařízení, osoby…) apod. Existence dat je tak přímo úměrná znalostem a dovednostem uživatelů, kteří více nebo méně se systémem pracují.
Klíčem k efektivitě je míra znalostí uživatelů
Praxe však ukazuje, že s postupným rozvojem a rozšiřováním implementací CAFM systémů v naší zemi dochází u některých skupin uživatelů k pomalému zaostávání těchto znalostí. Nezanedbatelné procento uživatelů setrvává u svých osobních a individuálních zápisů v jiných aplikacích (zejména kancelářských aplikacích), přestože mají CAFM systém plně k dispozici. Neuvědomují si celou řadu negativních dopadů, které plné nevyužití CAFM systémů ve finále má. Dochází tak k vysoce neefektivní práci a plýtvání energií, která mohla být využita jinde. Jestliže uživatel s plným přístupem do CAFM systému místo založení helpdeskového požadavku vše vypisuje do e‑mailu, jehož data v něm obsažená následně někdo do systému přepisuje, nelze hovořit o žádné efektivitě. Jestliže jiný uživatel do e‑mailu vypisuje data o objektech, které následně někdo další aktualizuje do systému, jsme opět u významné neefektivity. O efektivitě a nesmyslném vyplňování dat na papír, jeho ofocení a opět zaslání na dalšího uživatele, který data přepisuje, rovněž nemusíme příliš přemýšlet. K validaci dat (např. provedení požadavku v místě u žadatele) také není třeba využívat papír. Snadno se lze přihlásit do systému pomocí mobilního telefonu a prostou změnou stavu požadavku tento validovat.
Situace, kdy máme data a nemáme efektivní uživatele, kteří neumí s daty pracovat, neznají efektivní možnosti sběru dat a jejich ukládání, neposkytne žádnému manažeru přesné informace. Dále pak maří investici, vloženou do pořízení CAFM systému. Nezbytnou součástí jeho pořízení se tak musí stát přesná definice cílových informací, která následně vydefinuje nezbytná data. Ruku v ruce s tím pak musí jít změna firemní metodiky v práci s pořízeným systémem a definici požadavků na znalosti a dovednosti konkrétních pracovníků, od kterých očekáváme aktivní zapojení do pořizování i aktualizaci dat do CAFM systému a jejich podílu na workflow nastavených procesů. Nejasná nebo dokonce neexistence této metodiky vede k výše popsaným neefektivitám při využití investice v podobě CAFM systému.
BIM a jeho význam pro CAFM systémy
Aktuálním tématem v oblasti pořizování dat pro CAFM systémy je postupné zavádění metodiky BIM, v rámci které se pořizují data již v etapě projektování a výstavby do jednoho centrálního datového uložiště (tzv. CDE — Common Data Environment). Oprávněně se očekává, že tato statická data budou efektivně využívána i v následném provozu objektů, tedy v příslušném CAFM systému. Velkým prostorem pro širokou diskusi, která by měla probíhat u všech projektů s využitím BIM, je rozsah dat a míra podrobnosti, kterou opravdu budeme pro evidenci provozních dynamických dat v CAFM systému opravdu efektivně potřebovat. To se týká primárně těch uživatelů (ze všech tržních segmentů vč. státní správy a samosprávy), kteří užívají svůj vlastní CAFM systém. V případě poskytovatelů FM služeb je totiž situace jiná a pro výkon FM služby je potřeba uvedených dat z CDE velmi omezená. Podíváme-li se na data jednoho z poskytovatelů, identifikujeme jen necelých 16 % procesních požadavků s vazbou na technická zařízení. Primárně se týká opakovaných periodických činností. Naopak 99.9 % všech procesních požadavků se vztahuje v oblasti statických dat k nemovitosti (budově, pozemku, jinému objektu…). Plně to odráží výše uvedené ke znalostem uživatelů, neboť drtivá většina uživatelů chce omezit data helpdeskového formuláře na minimum a nemá-li klient poskytovatele jasno v následné evidenci a lokaci požadavku na další prvky statických dat, a místně dokonce ani žádná další pasportizační data nemá, bude i existence BIM dat v CDE velmi diskutabilní.
Na větší zkušenosti s CDE a CAFM si ještě chvíli počkáme, nicméně již teď mohou být předmětem zajímavých diskusí a měly by být předmětem každého projektu s využitím BIM.